Ким Мок

Удаленная работа: как организовать свое время и эффективно решать задачи из дома

В связи с пандемией вируса COVID-19 многие компании переводят сотрудников на работу из дома. Для большинства из них удаленная работа – новая и непривычная ситуация.

У работы из дома – по своему желанию или из-за определенных обстоятельств — есть ряд преимуществ. Например, не нужно тратить время на дорогу. Однако приходится самостоятельно мотивировать себя заниматься делами и использовать время так же продуктивно, как в офисе.

Мы подготовили рекомендации о том, как сохранять эффективность, не забывать об ответственности и не терять связи с коллегами.

1. Создайте рабочую обстановку

Когда вы ходите на работу, вы каждый день собираетесь и отправляетесь в путь. Привычные действия помогают вам настроиться на рабочий лад. Работая удаленно, вы можете создать новые привычки: делать зарядку, читать новости, готовить кофе.

Большое значение имеет рабочее место. Если вы можете удобно устроиться где угодно и работать эффективно — это прекрасно. Но многим требуется упорядоченность. Обустройте специальное рабочее место — это может быть как отдельная комната, так и просто стол или даже ваш собственный угол кухонного стола. Это поможет вам настроиться на то, что, находясь в этом месте, вы продуктивно работаете и не отвлекаетесь.

Опасность отвлечься — одна из основных проблем при работе из дома. Чтобы сохранять правильный настрой, не занимайтесь в рабочее время ничем, кроме работы. Отложите стирку до вечера, вместо того чтобы браться за нее, пока вы обдумываете презентацию.

2. Ведите списки дел

Список дел поможет упорядочить работу, сохранять мотивацию и действовать эффективно. Добавьте в него и глобальные цели (например, закончить проект), и повседневные задачи (действия, которые помогут достичь глобальной цели). Отмечая выполненные дела, вы будете наглядно видеть, как двигаетесь к цели. Это поможет сохранять рабочий настрой в течение дня. Работа кажется проще, если поделить большую задачу на маленькие.

Список нужно написать или напечатать. Не держите его в голове, чтобы вам не приходилось постоянно вспоминать, что еще вы не сделали. К тому же, вычеркивание выполненных задач помогает сохранять мотивацию.

3. Составьте расписание

При удаленной работе у вас должно быть четкое расписание, как и в офисе. Разница в том, что вам придется самостоятельно за ним следить. Это не значит, что вы должны работать целый день, – наоборот, делать перерывы необходимо, чтобы отдохнуть ментально, физически и эмоционально. Но они должны быть включены в расписание.

При составлении расписания учитывайте, какие не связанные с работой обязательства у вас есть, и также обязательно их выполняйте. Например, если у вас ребенок, укажите в расписании время для того, чтобы отвозить его в школу и забирать оттуда. Если вы занимаетесь спортом или участвуете в волонтерской деятельности, выделите на это время до или после работы.

Составив расписание, добавьте его в календарь и откройте доступ коллегам, чтобы они знали, когда вы доступны для обсуждений, а когда вас нет на месте. Еще можно поделиться этой информацией с друзьями и членами семьи. Четко обозначьте границы, чтобы окружающие понимали: удаленная работа не означает, что вы свободны в любой момент.

4. Организуйте возможности для совместной работы

Работа из дома не означает, что вы останетесь в одиночестве. Скорее всего, вам придется общаться с коллегами – участвовать в совещаниях, получать задания, обсуждать решения или обмениваться мнениями. Поэтому нужно спланировать, как все это будет происходить.

Организуйте коллективную работу с помощью документов с совместным доступом, конференц-вызовов, списков рассылки и чат-комнат. Обеспечьте постоянный доступ к важным документам. Загрузите их в облачное хранилище или скачайте на телефон или компьютер.

Непосредственное общение упрощает сотрудничество. По электронной почте удобно сообщать об официальных решениях или передавать информацию. Но если писем слишком много, с ними сложно работать. Если вам нужно о чем-то спросить или что-то сообщить, это может быть удобнее сделать в чате.

Если вам нужно обсудить проблему или принять сложное решение, это лучше всего делать при непосредственном общении. Вы также можете проводить регулярные видеовстречи со своей командой. Это позволит вам оставаться в курсе того, чем занимаются остальные, и поддерживать связь при отсутствии ежедневных личных контактов.

ПАО Сбербанк. Россия, Москва, 117997, ул. Вавилова, д. 19, тел. +7 (495) 500 5550, 8 800 555 5550. Генеральная лицензия на осуществление банковских операций от 11 августа 2015 года. Регистрационный номер — 1481. Техническая поддержка сайта — info@business-class.pro